SaaS-Archivierung – Daten sichern,
Reports behalten & Compliance gewährleisten mit AvenDATA

Von SAP, Oracle und Salesforce über Microsoft Dynamics 365, Workday und HubSpot bis hin zu Ticket- und Servicesystemen wie
Jira, Zendesk, ServiceNow oder Freshdesk: Mit unserer SaaS-Archivierung sichern wir Daten aus modernen Cloud- und SaaS-Lösungen
aller Art, Anbieter und Branchen, von der Buchhaltung über CRM und Personalwesen bis zum Kundenservice.

Die Herausforderung

Daten in SaaS-Lösungen sind wichtig, doch nach Vertragsende oder Anbieterwechsel droht der vollständige Zugriffsverlust
Im Zuge von Cloud-Migrationen, Anbieterwechseln, Systemkonsolidierungen oder der Kündigung nicht mehr benötigter SaaS-Abonnements stehen Unternehmen regelmäßig vor einer kritischen Aufgabe:
Moderne SaaS-Lösungen, ob CRM, ERP, HR-System oder Ticketsystem, enthalten weiterhin relevante Informationen für steuerliche, rechtliche oder betriebswirtschaftliche Zwecke.
Doch die Daten liegen in der Cloud des Anbieters: Mit dem Ende des Abonnements erlischt der Zugriff, Exportfristen sind oft knapp bemessen, und die laufenden Subskriptionskosten fallen weiter an, um die Daten überhaupt erreichbar zu halten.
Der Zugriff auf wichtige Daten wird erschwert oder unmöglich, obwohl diese weiterhin verfügbar, auswertbar und revisionssicher vorgehalten werden müssen.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner Lösung für die SaaS-Archivierung an.

SaaS-Archivierung: Bewährte Lösung
aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die SaaS-Archivierung baut auf einem Vorgehen auf, das AvenDATA in über 17 Jahren kontinuierlich erforscht, weiterentwickelt und in tausenden Systemstilllegungen praxisnah verfeinert hat.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Betriebsprüfungsanfragen und juristischen Rückfragen zuverlässig und nachvollziehbar beantworten.
Die dafür eingesetzte Software ViewBox hat sich dabei als zuverlässiges Recherchesystem etabliert, das sowohl in der täglichen Prüfungspraxis als auch im unternehmensweiten Zugriff zuverlässig funktioniert.
Der Einsatz von ViewBox in mittlerweile mehr als 50 % der DAX-Unternehmen ist ein klarer Beleg für ihre Stabilität, Flexibilität und Praxistauglichkeit auf höchstem Niveau.
Von Europa über Asien bis Nordamerika und zurück: ViewBox ist längst auf der ganzen Welt im Einsatz.

Ihre Auswertungen leben weiter als auswertbare Reports
in der ViewBox

Wir übernehmen nicht nur sämtliche Daten aus Ihrer SaaS-Lösung, sondern stellen auch sicher, dass Sie diese Daten in unserer Software ViewBox dauerhaft nachvollziehen und nutzen können.
Dazu gehören:
  • Der Nachbau relevanter Reports und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Die Umsetzung individueller, kundenspezifischer Reports (einschließlich eigenentwickelter Workflows, Dashboards und Listen)
  • Die Archivierung aller relevanten Belege, die zur Nachvollziehbarkeit der Reports notwendig sind (z. B. Rechnungen, Aufträge, Tickets oder Kundenvorgänge)
Bereits vor Projektbeginn stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, welche Reports und Auswertungen künftig für steuerliche Zwecke, betriebswirtschaftliche Analysen oder gesetzliche Anforderungen benötigt werden. Dabei profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung aus zahlreichen Archivierungsprojekten unterschiedlichster SaaS-Lösungen, Branchen und Fachbereiche.
In der ViewBox können Sie diese Auswertungen auch Jahre nach der Ablösung vollständig unabhängig von der ursprünglichen SaaS-Lösung recherchieren, analysieren und auswerten.
Ob für Betriebsprüfungen, interne Rückfragen oder rechtliche Klärungen: Sie haben jederzeit Zugriff auf verständlich aufgebaute und filterbare Berichte, ganz ohne Subskriptionskosten oder Zugriff auf das Originalsystem.

Schneller Projektablauf & großer wirtschaftlicher Nutzen (messbarer ROI)
selbst bei komplexen
SaaS-Lösungen

Die Ablösung einer SaaS-Lösung dauert abhängig von Systemkomplexität und Datenvolumen in der Regel 1 bis 6 Monate. Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise können wir selbst umfangreiche Systeme effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits Cloud-Anwendungen mit mehreren Terabyte Datenvolumen inklusive Reports, Individualauswertungen und vollständiger Dokumentation erfolgreich in unsere Archivlösung überführt.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden schon nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen, insbesondere bei Subskriptions- und Lizenzkosten für nicht mehr aktiv genutzte SaaS-Anwendungen, aber auch bei Wartung, Administration und internem Aufwand.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) dank messbarer Einsparungen bei Subskriptionen, Infrastruktur und internen Ressourcen bei unter einem Jahr.

SaaS-
Analyse

Der erste Schritt jeder SaaS-Ablösung ist eine detaillierte Analyse Ihres bestehenden Systems. Diese Analyse bildet die Grundlage für die genaue Einschätzung von Projektdauer und Kosten im Rahmen der SaaS-Archivierung.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem: ]
  • Zugriffsmöglichkeiten auf die vorhandene SaaS-Lösung (z. B. Admin-Zugang, Export- oder API-Berechtigungen)
  • Art und Umfang der verfügbaren Schnittstellen und Exportformate (z. B. REST-API, CSV, XML, JSON)
  • Umfang und Relevanz der vorhandenen Reports, Dashboards und Anwendungen
  • Individuelle Besonderheiten wie eigene Felder, Workflows, Schnittstellen oder Zusatzmodule
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

Projektarchivierung
für SaaS-Lösungen

Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Projekt strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Punkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie:
  • Einrichtung des System- und Schnittstellenzugangs
  • Export und Übernahme der relevanten Daten über die Schnittstellen des Anbieters
  • Nachbildung wichtiger Reports und Individualauswertungen
  • Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden.

Ergebnis
der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus Ihrer SaaS-Lösung in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Ablösung einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports, sodass auch fachliche, steuerliche oder juristische Auswertungen ganz ohne Zugriff auf die ursprüngliche SaaS-Lösung weiterhin problemlos möglich sind.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche Abonnement vollständig gekündigt werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projekt- bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte insbesondere mit Blick auf folgende Punkte nachvollziehbar darstellt:
  • die Art der Datenübernahme
  • die Struktur der archivierten Inhalte
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
Zudem dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung, vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems, revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem. Damit ist auch für Dritte oder Prüfer jederzeit nachvollziehbar, wie die Archivierung durchgeführt wurde.
Software und Recherchesystem ViewBox –
archivierte SaaS-Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus abgelösten Alt- und SaaS-Systemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Informationen ganz ohne Zugriff auf die ursprüngliche SaaS-Lösung.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Daten:
  • auch Jahre nach der Ablösung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne und externe Prüfprozesse bereitstehen
Ein besonderes Merkmal: ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich Altdaten nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen.
Die Anwendung basiert auf einer zertifizierten Cloud-Infrastruktur und durchläuft regelmäßige Sicherheits- und Funktionstests, kann aber je nach Ihren individuellen Compliance- oder IT-Anforderungen ebenso problemlos in einer On-Premise-Umgebung betrieben werden.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox …
ViewBox – Ihre Brücke
zu den Daten Ihrer Altsysteme
Für Fachabteilungen, Steuerprüfer, Wirtschaftsprüfer, interne Controller oder Rechtsabteilungen: Ihre archivierten Altsystem-Daten bleiben vollständig durchsuchbar, verständlich und auswertbar – ganz ohne Altsoftware, Spezialzugänge oder Originalsysteme.
Bereit für den
nächsten Schritt?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihre SaaS-Lösung (ganz gleich ob CRM, ERP, HR-System, Ticketsystem oder individuell konfigurierte Cloud-Anwendung).
Wir zeigen Ihnen live, wie Sie Ihr System effizient ablösen und die Daten langfristig auswertbar halten, inklusive:
  • Einer Abstimmung zur Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
  • Einer Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • Einer Erläuterung, wie wir Replikation von Reports und Individualauswertungen erstellen
  • Einer belastbaren Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen, garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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