SAP HCM archivieren
Daten sichern, Reports behalten, Compliance gewährleisten mit AvenDATA

Wir archivieren SAP HCM-Daten nach Auslaufen der regulären Wartung 2027 und
im Zuge der Migration zu SuccessFactors

Die Herausforderung

SAP HCM-Daten müssen erhalten bleiben, doch auf das ursprüngliche SAP-System kann in Kürze nicht mehr zugegriffen werden.
Mit dem Auslaufen der regulären Wartung 2027 und der Ablösung durch SuccessFactors stehen Unternehmen regelmäßig vor einem Dilemma: Die HR- und Abrechnungsdaten des betroffenen Geschäftsbereichs müssen aus rechtlichen, steuerlichen oder betriebswirtschaftlichen Gründen über Jahre hinweg nachvollziehbar vorgehalten werden. Gleichzeitig verursacht der Zugriff auf das bisherige SAP-HCM-System weiterhin erhebliche Kosten durch Infrastruktur, Lizenzen, Wartung und internes Know-how.
Genau hier setzt AvenDATA mit seiner Archivierungslösung für SAP HCM an.

Bewährte Archivierungslösung
 aus über 17 Jahren Projekterfahrung

Die Archivierung von SAP HCM-Daten wurde von AvenDATA auf Basis realer Projektpraxis kontinuierlich weiterentwickelt. In über 17 Jahren haben wir zahlreiche SAP-Systemstilllegungen und HCM-Migrationen technisch und fachlich begleitet. Von der präzisen Datenextraktion bis zur revisionssicheren Archivierung.
Unsere speziell entwickelte Softwarelösung ViewBox hat sich in dieser Zeit als leistungsfähiges Recherchesystem etabliert und robust im Prüfungsfall, intuitiv in der Anwendung und weltweit im Einsatz.
Mehr als 50 % der DAX-Unternehmen nutzen ViewBox bereits ein klares Zeichen für Stabilität, Flexibilität und höchste Praxistauglichkeit.

Ihre SAP-HCM-Auswertungen leben weiter –
auch nach dem Wartungsende

Wir archivieren nicht nur SAP-HCM-Daten. Wir sichern auch die betriebswirtschaftliche Logik und Berichtsfunktionalität Ihrer HR- und Abrechnungsprozesse.
Mit ViewBox bleiben Ihre HCM-relevanten Daten auch nach der Stilllegung des Systems vollständig nutzbar und nachvollziehbar. Das bedeutet konkret:
  • Relevante SAP-HCM-Standardreports und individuelle Reports (inkl. Z-Reports) weiterhin nutzen
  • Abrechnungsbelege, Personalstammdaten und Zeiterfassungsinformationen einsehen
  • Reports filtern, analysieren und exportieren. Ganz ohne SAP-Zugang
  • …
Bereits im Vorfeld des Archivierungsprojekts stimmen wir mit Ihnen ab, welche Reports Sie künftig benötigen für steuerliche Zwecke, Betriebsprüfungen oder interne HR-Controlling-Prozesse.
In der ViewBox stehen Ihnen diese Daten und Auswertungen auch Jahre nach dem Wartungsende zur Verfügung, unabhängig vom ursprünglichen SAP-HCM-System.
Egal ob für Betriebsprüfungen, rechtliche Nachfragen oder interne Rückfragen: Sie haben jederzeit Zugriff auf verständlich strukturierte, filterbare Berichte, ganz ohne SAP-Lizenzen oder Originalsysteme.

Kurze Projektdauer & messbarer ROI –
auch bei komplexen SAP-HCM-Systemen

Die Archivierung von SAP-HCM-Daten dauert in der Regel 1 bis 6 Monate. Abhängig vom Datenvolumen und der Systemstruktur. Dank unserer standardisierten Methodik sind wir in der Lage, auch sehr große und komplexe HCM-Landschaften effizient zu archivieren.
Beispiel: In früheren Projekten haben wir SAP-Systeme mit über 30 Terabyte Datenvolumen erfolgreich überführt, inklusive aller HR-Reports, Z-Reports und prüfungssicherer Dokumentation.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden schon nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen, insbesondere bei Lizenzkosten für SAP HCM, Datenbanken, Betriebssysteme und notwendiger Infrastruktur.

SAP HCM
 Systemanalyse

Am Anfang steht eine strukturierte Analyse des bestehenden SAP-HCM-Systems mit Blick auf die relevanten Inhalte. Diese Analyse ist entscheidend für die Projektplanung und bietet Ihnen maximale Transparenz hinsichtlich Projektdauer, Aufwand und Kosten.
Analysiert werden unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das SAP-HCM-System
  • Art, Struktur und Größe der HCM-Datenbank
  • Umfang und Relevanz der vorhandenen HR- und Abrechnungsberichte
  • Individuelle Besonderheiten wie kundenspezifische Z-Reports, Schnittstellen oder Customizing
  • Organisatorische Abgrenzung: Es kann sowohl mandantenbezogen als auch nach Organisationseinheiten archiviert und getrennt werden. Je nachdem, wie das HCM-System im Unternehmen genutzt wurde
  • …
Das Ergebnis ist ein verbindliches Festpreisangebot mit klarer Leistungsbeschreibung für Ihre maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit im Rahmen der Archivierung von SAP HCM.

SAP HCM Archivierungsprojekt
- effizient & rechtssicher

Nach erfolgter Analyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt. Mit einem Kick-off-Meeting, in dem alle technischen und organisatorischen Details geklärt werden. Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir die operative Umsetzung:
  • Einrichtung des Zugangs zum SAP-HCM-System
  • Export der relevanten HCM-Daten
  • Nachbildung von HR-Reports, Z-Reports und individuellen Auswertungen
  • Revisionssichere Dokumentation aller Arbeitsschritte
  • Durchführung strukturierter Test- und Abnahmephasen
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter sorgen dabei für einen reibungslosen Ablauf. Mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.

Ergebnis:
 SAP-HCM-Daten vollständig archiviert und jederzeit zugänglich

Am Ende des Projekts wurden alle relevanten Tabellen, Dokumente und HR-Reports vollständig in die ViewBox überführt. Sie erhalten:
  • Volle Recherchefähigkeit auch ohne SAP-System
  • Zugriff für berechtigte interne und externe Stellen
  • Nachvollziehbarkeit aller Reports inkl. fachlicher Logik
  • Revisionssichere Dokumentation aller Projektphasen
  • …
Zudem dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem: Vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und ggf. späteren Löschung des Quellsystems.
Berücksichtigung von
ADK-Archivdateien
Falls in Ihrem SAP-HCM-System bereits ADK-Archivdateien genutzt wurden, binden wir diese selbstverständlich in die Archivierung ein. So bleiben auch bereits ausgelagerte Daten weiterhin zugänglich und revisionssicher verfügbar.
ViewBox – die intelligente Archivlösung
für Ihre SAP-HCM-Daten
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das speziell für Altsystemdaten, darunter auch SAP-HCM-Daten, entwickelt wurde. Der Fokus liegt dabei auf Compliance, Benutzerfreundlichkeit und Datenlogik.
Ihre Vorteile:
  • Revisionssicherer Zugriff auf alle archivierten SAP-HCM-Daten
  • Verständliche und filterbare HR-Reports
  • Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
  • Automatische Datenlöschung nach Ablauf der Fristen (DSGVO & GoBD-konform)
  • Zertifizierte Cloud-Infrastruktur & regelmäßige Sicherheitstests
  • …
Ob Steuerprüfung, Betriebsprüfung, interne Revision oder HR-Controlling mit der ViewBox bleiben Ihre SAP-HCM-Daten verständlich, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
Bereit für den
nächsten Schritt?
Lassen Sie uns Ihr SAP HCM im Rahmen eines einstündigen Expertengesprächs gemeinsam besprechen mit Fokus auf archivierungsrelevante HR-Daten.
In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine Abstimmung zu Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage
  • Eine Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • Eine Erläuterung, wie wir die Replikation von HCM-Reports (z. B. PA, PY, PT, OM, TM, Zeitwirtschaft) erstellen
  • Eine belastbare Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen garantiert ohne Nachverhandlungen. Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Jetzt Termin für Ihr kostenloses persönliches Expertengespräch buchen.
Expertengespräch & Demo vereinbaren
Schnelle Antworten auf Ihre Fragen –
 persönlich & unverbindlich zur
SAP HCM Archivieren

Vielen Dank

Vielen Dank für Ihre Anfrage.
Wir werden Sie in Kürze kontaktieren.