SAP GTS archivieren
Daten sichern, Reports behalten, Compliance gewährleisten mit AvenDATA

Wir archivieren SAP GTS-Daten nach Auslaufen der regulären Wartung 2026 und
im Zuge der Migration zu SAP GTS, Edition for SAP HANA.

Die Herausforderung – SAP GTS

Viele Unternehmen stehen heute vor der Aufgabe, dass ihre SAP-GTS-Systeme weiterhin erhebliche Kosten verursachen, obwohl sie operativ längst keine Rolle mehr spielen. Mit dem Auslaufen der regulären Wartung zum 31. Dezember 2025 verschärft sich die Situation zusätzlich: Ab 2026 stellt SAP nur noch eine eingeschränkte, kundenspezifische Wartung bereit.
Damit müssen Unternehmen ihre bestehenden Systeme aus Compliance-Gründen weiterhin vorhalten ohne dabei von Sicherheitsupdates, neuen gesetzlichen Anpassungen oder technischer Weiterentwicklung zu profitieren.
Dabei ergeben sich zahlreiche weitere Probleme:
  • Veraltete Infrastrukturen, die regelmäßig gewartet oder ersetzt werden müssen
  • Laufende Wartungsverträge mit externen Dienstleistern
  • Bindung interner IT-Ressourcen, die sinnvoller eingesetzt werden könnten
  • Steigende Sicherheitsrisiken durch den Wegfall der regulären Wartung
  • Eingeschränkte Skalierbarkeit und hohe Komplexität bei der Systempflege
Das Ergebnis: Unternehmen zahlen Jahr für Jahr hohe Summen für Systeme, die keinen operativen Mehrwert mehr liefern und verursachen damit vor allem eines: unnötige Kosten.

Bewährte Archivierungslösung
 für SAP GTS

Die Archivierung von SAP-GTS-Systemen wurde von AvenDATA im Zuge von über 17 Jahren Projekterfahrung kontinuierlich weiterentwickelt und in dutzenden Systemstilllegungen praxisnah verfeinert.
Gerade im Hinblick auf das Auslaufen der regulären Wartung zum 31. Dezember 2025 bietet unsere Lösung Unternehmen die Möglichkeit, ihre GTS-Daten sicher, gesetzeskonform und langfristig zugänglich zu archivieren ohne das bestehende System weiter betreiben zu müssen.
Auf Basis unseres bewährten Vorgehens konnten wir im Laufe der Jahre sämtliche Fachfragen, Betriebsprüfungsanfragen und juristischen Rückfragen zuverlässig und nachvollziehbar beantworten. Die dafür eingesetzte Software ViewBOX hat sich als leistungsstarkes Recherchesystem etabliert, das sowohl in der täglichen Prüfungspraxis als auch im unternehmensweiten Zugriff zuverlässig funktioniert.
Europa über Asien bis nach Nordamerika – ViewBOX ist längst weltweit im Einsatz und unterstützt Unternehmen dabei, ihre SAP-GTS-Daten rechtssicher zu bewahren.

Ihre SAP-GTS-Auswertungen leben weiter als interaktive Reports
in der ViewBox

Auch nach der Stilllegung Ihres SAP-GTS-Systems bleiben Ihre Auswertungen lebendig: Wir übernehmen nicht nur sämtliche relevanten Außenhandels-, Zoll- und Compliance-Daten, sondern sorgen auch dafür, dass Sie diese dauerhaft in unserer Softwarelösung ViewBox nutzen und nachvollziehen können.
Unsere Leistungen im Überblick:
  • Nachbildung relevanter SAP-GTS-Standardreports und betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Realisierung individueller Reports inklusive kundenspezifischer Z-Reports und Außenhandelsstatistiken
  • Archivierung aller zugehörigen Belege, etwa Ausfuhranmeldungen, Zollpapiere oder Geschäftspartnerdaten, um die Nachvollziehbarkeit der Reports sicherzustellen
  • …
Bereits vor Projektstart klären wir gemeinsam mit Ihnen, welche Reports und Auswertungen künftig erforderlich sind, sei es zur Erfüllung steuerlicher oder zollrechtlicher Pflichten, für betriebswirtschaftliche Analysen oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Dabei greifen wir auf umfangreiche Projekterfahrung aus der Archivierung und Stilllegung von SAP-GTS-Systemen in unterschiedlichsten Branchen zurück.
In der ViewBox stehen Ihnen diese Reports auch Jahre später zur Verfügung, zur Recherche, Analyse und Auswertung. Und das völlig unabhängig vom ursprünglichen SAP-GTS-System, ohne zusätzliche SAP-Lizenzen.
Ob für Betriebsprüfungen, interne Rückfragen oder rechtliche Klärungen: Mit der ViewBox behalten Sie den Überblick über klar strukturierte, filterbare Auswertungen, jederzeit und revisionssicher.

Schneller Projektablauf & großer wirtschaftlicher Nutzen (messbarer ROI)
auch bei komplexen SAP-GTS-Systemen

Die Stilllegung eines SAP-GTS-Systems dauert in der Regel zwischen 1 und 6 Monaten abhängig von Systemkomplexität, Datenvolumen und den individuellen Außenhandelsprozessen. Durch unsere klar strukturierte und standardisierte Vorgehensweise können wir selbst umfangreiche GTS-Systeme effizient und sicher archivieren.
So haben wir bereits SAP-GTS-Systeme mit über 30 Terabyte Datenvolumen erfolgreich in unsere Archivlösung überführt inklusive Reports, Z-Reports, Außenhandelsdokumentation und vollständiger Nachvollziehbarkeit der Zollprozesse.
Dank unserer etablierten Projektmethodik profitieren unsere Kunden schon nach kurzer Zeit von deutlichen Einsparungen, insbesondere bei Lizenzkosten für SAP, Datenbanken, Betriebssysteme und externer Wartung, aber auch durch reduzierte Infrastruktur- und Personalaufwände.
In der überwiegenden Mehrheit unserer Projekte liegt der Return on Investment (ROI) bei unter einem Jahr dank messbarer Einsparungen bei Lizenzen, Infrastruktur und internen Ressourcen.

SAP
Systemanalyse

Der erste Schritt jeder SAP-Systemstilllegung ist eine detaillierte Analyse Ihres bestehenden Systems. Diese Analyse bildet die Grundlage für die genaue Einschätzung von Projektdauer und Kosten im Rahmen der Archivierung Ihres SAP-Altsystems.
Dabei erfassen wir sowohl technische als auch betriebswirtschaftliche Aspekte, unter anderem:
  • Zugriffsmöglichkeiten auf das SAP-System
  • Art, Struktur und Größe der Datenbank
  • Umfang und Relevanz der vorhandenen SAP-Berichte
  • Individuelle Besonderheiten wie Z-Reports oder Schnittstellen
  • …
Die Ergebnisse fassen wir für Sie in einem verbindlichen Festpreisangebot zusammen, das Ihnen maximale Planungs- und Entscheidungssicherheit bietet.

SAP GTS
Projektarchivierung

Nach Abschluss der Systemanalyse beginnt das eigentliche Archivierungsprojekt, strukturiert, effizient und mit klar definierten Meilensteinen.
Im Rahmen eines gemeinsamen Kick-off-Meetings klären wir mit Ihrem Team alle organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen. Ab diesem Zeitpunkt übernehmen wir den Großteil der Aufgaben für Sie mit dem Ziel, Ihr SAP-GTS-System sicher, nachvollziehbar und vollständig stillzulegen.
Unsere Leistungen im Überblick:
  • Einrichtung des gesicherten Systemzugangs
  • Export und Übernahme aller relevanten SAP-GTS-Daten
  • Nachbildung wichtiger Standardreports und kundenspezifischer Z-Reports
  • Archivierung sämtlicher zugehöriger Außenhandels- und Zollbelege
  • Vollständige Dokumentation aller Schritte zur Revisionssicherheit
  • …
Unsere erfahrenen Projektleiter begleiten Sie während des gesamten Prozesses und sorgen für einen reibungslosen Ablauf mit minimalem Ressourceneinsatz auf Ihrer Seite.
Zum Projektabschluss führen wir gemeinsam strukturierte Test- und Abnahmephasen durch, um sicherzustellen, dass alle GTS-Daten vollständig, korrekt und nachvollziehbar archiviert wurden, bereit für zukünftige Prüfungen und interne Analysen.

SAP GTS
 Ergebnis der Archivierung

Nach Abschluss des Projekts sind alle relevanten Tabellen, Dokumente und Berichte aus Ihrem SAP-GTS-System in unsere eigens entwickelte Softwarelösung ViewBox überführt.
Die ViewBox ist ein webbasiertes Recherchesystem, das Ihnen und berechtigten Stellen auch Jahre nach der Stilllegung Ihres SAP-GTS-Systems einen schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf die archivierten Informationen ermöglicht.
Ein besonderer Mehrwert: Wir rekonstruieren alle wichtigen Standard- und Individualreports (z. B. Z-Reports, Außenhandelsstatistiken oder Zollauswertungen), sodass auch fachliche, steuerliche oder juristische Analysen weiterhin problemlos möglich sind, ganz ohne SAP-Lizenz.
Nach erfolgreicher Implementierung und Abnahme der ViewBox kann das ursprüngliche SAP-GTS-System vollständig außer Betrieb genommen werden.
Zum Projektabschluss erhalten Sie eine umfassende Projektdokumentation bzw. Verfahrensdokumentation, die alle Schritte nachvollziehbar darstellt – insbesondere mit Blick auf:
  • die Art und Struktur der Datenübernahme
  • die Abbildung der archivierten Inhalte in der ViewBox
  • die durchgeführten Test- und Abnahmephasen
  • …
Darüber hinaus dokumentieren wir alle Einzelschritte der Archivierung revisionssicher in unserem Jira-Ticketsystem, vom Datenexport bis zur finalen Abnahme und gegebenenfalls der späteren Löschung des Quellsystems. Damit ist auch für Dritte, Prüfer oder Wirtschaftsprüfungen jederzeit transparent nachvollziehbar, wie die Archivierung Ihres SAP-GTS-Systems durchgeführt wurde.
Berücksichtigung von
ADK-Archivdateien und DART-Extrakten
Neben der vollständigen Stilllegung und Archivierung Ihres SAP-Systems berücksichtigen wir selbstverständlich auch folgende Punkte:
  • ADK-Archivdateien:
    Bereits archivierte Daten in Form von ADK-Dateien werden von uns eingebunden und bleiben weiterhin zugänglich.
  • DART-Datenextrakte:
    Unsere Lösung unterstützt die Verarbeitung von DART-Extrakten, sodass steuerlich relevante Auswertungen auch nach der SAP-Abschaltung möglich bleiben.
Software- und Recherchesystem ViewBox –
archivierte SAP-GTS-Daten intelligent nutzbar machen
Mit ViewBox bietet AvenDATA ein leistungsstarkes Lese- und Recherchesystem, das speziell für den Zugriff auf Daten aus stillgelegten SAP-GTS-Systemen entwickelt wurde.
Über eine intuitive Weboberfläche ermöglicht die ViewBox das schnelle Auffinden, strukturierte Analysieren und gezielte Bereitstellen archivierter Außenhandels-, Zoll- und Compliance-Daten ganz ohne Zugriff auf das ursprüngliche SAP-GTS- oder ERP-System.
ViewBox sorgt dafür, dass Ihre Daten:
  • auch Jahre nach der Stilllegung verständlich und nutzbar bleiben
  • jederzeit revisionssicher abrufbar sind
  • strukturiert für interne Audits, Zoll- und Betriebsprüfungen bereitstehen
  • …
Ein besonderes Merkmal: Die ViewBox verfügt über eine automatisierte Datenlöschung. Auf Basis definierter Aufbewahrungsfristen lassen sich Altdaten nach Ablauf gesetzlicher oder unternehmensinterner Vorgaben regelbasiert und nachvollziehbar löschen. So bleiben Sie DSGVO- und GoBD-konform, ganz ohne manuellen Aufwand.
Die Software sowie die zugrundeliegende Cloud- und Sicherheitsinfrastruktur sind mehrfach zertifiziert und werden regelmäßig umfassenden Sicherheits- und Funktionstests unterzogen, für maximale Stabilität, Compliance und Datensicherheit.
Mehr zur Softwarelösung ViewBox
Bereit für den
nächsten Schritt – speziell für SAP GTS?
In einem einstündigen Expertengespräch besprechen wir gemeinsam Ihr SAP-GTS-System, unabhängig davon, ob es eigenständig oder angebunden an ECC bzw. S/4HANA betrieben wurde. Wir zeigen Ihnen live, wie Sie GTS effizient stilllegen und die Daten langfristig auswertbar halten inklusive:
In diesem Gespräch erhalten Sie:
  • Eine Abstimmung zu Datenstruktur, Datenübernahme und Reportlage im GTS-Kontext (z. B. Customs Management, Compliance Management, Risk Management)
  • Eine Live-Demo unserer Lösung ViewBox
  • Eine Erläuterung, wie wir die Replikation von GTS-Reports erstellen (z. B. Ausfuhranmeldungen, Zollabgabenübersichten, Sanktionslisten-Prüfungen, Präferenz-/Ursprungsnachweise, Intrastat/Extrastat, Z-Reports)
  • Eine belastbare Einschätzung zu Aufwand, Dauer und Preis
  • …
Transparenz von Anfang an:
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
Unsere Projektangebote basieren auf klar definierten Fixpreisen – garantiert ohne Nachverhandlungen. Und: Qualität, Verlässlichkeit und ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis stehen bei uns im Mittelpunkt.
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