Was kostet ERP Archivierung und welche Risiken entstehen?
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
ERP Archivierung ist mehr als reine Datenspeicherung
Die ERP Archivierung wird in vielen Unternehmen zunächst unterschätzt, weil alte ERP-Systeme häufig nur noch als technische Altlast wahrgenommen werden. Tatsächlich geht es jedoch nicht darum, Daten einfach irgendwo abzulegen. Eine professionelle ERP Archivierung muss sicherstellen, dass historische Informationen auch Jahre später noch vollständig, verständlich, auffindbar und prüfungssicher verfügbar sind. Deshalb entstehen Aufwände bereits bei der Analyse des alten Systems, bei der Bewertung relevanter Datenbestände, bei der technischen Extraktion, bei der fachlichen Zuordnung sowie bei der späteren Bereitstellung für Steuerprüfungen, Wirtschaftsprüfer, interne Revisionen oder rechtliche Fragestellungen.
Die Kosten entstehen an vielen unterschiedlichen Stellen
In vielen Unternehmen laufen alte ERP-Systeme weiter, obwohl sie operativ längst nicht mehr genutzt werden. Dadurch entstehen dauerhaft Lizenzkosten, Wartungsgebühren, Serverkosten, Datenbankkosten, Betriebskosten und Sicherheitsaufwände. Zusätzlich binden diese Systeme wertvolle interne Ressourcen, weil IT-Mitarbeiter, Fachabteilungen und externe Berater weiterhin benötigt werden, um alte Datenstrukturen, individuelle Anpassungen, Schnittstellen, Berechtigungen und historische Auswertungen nachvollziehen zu können. Besonders kostspielig wird es, wenn ein Altsystem nur deshalb am Leben gehalten wird, weil einzelne Belege, Buchungen, Reports oder Stammdaten möglicherweise noch einmal für Prüfungen oder Nachweispflichten benötigt werden. In solchen Fällen zahlt das Unternehmen Jahr für Jahr für Infrastruktur, Know-how und Systembetrieb, ohne dass daraus noch ein produktiver Mehrwert entsteht.
Alte ERP-Systeme bergen erhebliche Risiken
Ein altes ERP-System ist nicht nur teuer, sondern kann auch ein erhebliches Risiko darstellen. Wenn Daten nach einer Systemstilllegung nicht mehr vollständig lesbar, fachlich verständlich oder revisionssicher verfügbar sind, kann dies bei Steuerprüfungen, Audits, Rechtsstreitigkeiten oder internen Nachfragen zu erheblichen Problemen führen. Hinzu kommen technische Risiken, weil ältere Systeme oft nicht mehr regelmäßig aktualisiert werden, veraltete Datenbanken nutzen oder von Softwareversionen abhängen, die vom Hersteller nicht mehr unterstützt werden. Auch Sicherheitsrisiken nehmen zu, wenn alte Systeme weiter im Netzwerk betrieben werden, obwohl sie keinen operativen Zweck mehr erfüllen. Besonders kritisch wird es nach Restrukturierungen, Carve-outs oder Insolvenzen, weil dann häufig kein Personal mehr vorhanden ist, das die alten ERP-Daten fachlich erklären kann.
Professionelle ERP Archivierung schafft Sicherheit und senkt Kosten
Eine professionelle ERP Archivierung hilft Unternehmen dabei, alte ERP-Systeme kontrolliert stillzulegen und gleichzeitig die relevanten Daten langfristig nutzbar zu halten. Dadurch können laufende Kosten für Lizenzen, Infrastruktur, Wartung, Betrieb und internes Know-how deutlich reduziert werden. Gleichzeitig bleiben wichtige Informationen für Prüfungen, Nachweispflichten, Analysen und rechtliche Anforderungen verfügbar. Entscheidend ist, dass die Archivierung nicht nur technische Daten übernimmt, sondern auch den fachlichen Zusammenhang der historischen Informationen bewahrt. Unternehmen gewinnen dadurch mehr Sicherheit, mehr Transparenz und mehr Kontrolle über ihre Altlandschaft.
Sie möchten Ihr altes ERP-System sicher stilllegen und die Kosten dauerhaft reduzieren? AvenDATA unterstützt Sie bei der professionellen ERP Archivierung, der revisionssicheren Bereitstellung historischer Daten und der strukturierten Abschaltung komplexer Altsysteme. Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie AvenDATA Ihre ERP Archivierung effizient, sicher und prüfungstauglich umsetzt.
