Was passiert mit Ihren Daten, wenn die Cloud abgeschaltet wird?
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
Auch modernste Cloud-Lösungen müssen archiviert werden, sei es nach einem Systemwechsel, Vertragsende oder zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. AvenDATA archiviert Cloud-Systeme wie SAP BTP, S/4HANA Cloud, Salesforce oder Workday revisionssicher mit der ViewBox.
Cloud heißt nicht automatisch für immer
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass Daten in der Cloud automatisch dauerhaft verfügbar sind. Doch das ist ein gefährlicher Irrtum. Auch modernste Cloud-Lösungen haben ein Ende, spätestens bei einem Systemwechsel, einer Konzernkonsolidierung oder dem Ablauf eines SaaS-Vertrags.
Was häufig übersehen wird: Auch Cloud-Systeme unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie klassische On-Premise-Systeme. Steuerlich, rechtlich und revisionssicher müssen Daten über Jahre hinweg verfügbar bleiben, selbst dann, wenn das ursprüngliche System längst abgeschaltet wurde.
Warum Cloud-Systeme archiviert werden müssen
Die Gründe für eine Cloud-Archivierung sind vielfältig – und nehmen mit der zunehmenden Digitalisierung stetig zu:
- Systemwechsel: Migration auf eine neue Cloud- oder On-Premise-Lösung.
- Konzernkonsolidierung: Zusammenführung mehrerer Systeme nach Übernahmen oder Fusionen.
- Vertragsende: Ablauf des Cloud-Vertrags oder strategischer Anbieterwechsel.
- Kostenreduktion: Vermeidung laufender Lizenz- und Hostingkosten.
- Insolvenz oder Standortschließung: Archivierung trotz fehlendem Personal sicherstellen.
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie GoBD, HGB, AO, DSGVO, SOX oder GDPdU.
- Audit-Fähigkeit: Sicherstellung eines prüffähigen Zugriffs auf historische Daten.
- Datenportabilität: Vollständiger Export bei Anbieterwechsel oder Vertragskündigung.
- Risikomanagement: Schutz vor Datenverlust bei Anbieter- oder Technologiewechsel.
Unsere Lösung: Die ViewBox archiviert auch Cloud-Systeme
Mit der AvenDATA ViewBox archivieren Unternehmen ihre Cloud-Systeme revisionssicher, rechtskonform und unabhängig vom ursprünglichen Anbieter.
Egal ob SAP BTP, SAP S/4HANA Cloud, SAP SuccessFactors, Salesforce, Workday, Microsoft Dynamics 365, Oracle Fusion Cloud oder andere SaaS-Lösungen. Die ViewBox bietet eine zentrale Plattform für die Langzeitaufbewahrung und Recherche von historischen Daten und Belegen.
Unsere Cloud-Archivierung ermöglicht:
- Webbasierten Zugriff ohne zusätzliche Installation
- Langzeitarchivierung gemäß GoBD und DSGVO
- Intuitive Such- und Filterfunktionen für Prüfer, Steuerberater oder interne Audits
- Einfache Migration von Cloud-Daten in ein unabhängiges Archivformat
Fazit
Cloud bedeutet Flexibilität, aber keine Befreiung von der Verantwortung. Wer Systeme stilllegt oder wechselt, muss sicherstellen, dass alle Daten auch in zehn Jahren noch nachvollziehbar sind.
Mit der AvenDATA ViewBox bieten wir eine Lösung, die Unternehmen in jeder Phase des Cloud-Lebenszyklus unterstützt, von der Migration bis zur rechtssicheren Archivierung.
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