Warum müssen Unternehmen ihre ERP-Daten langfristig archivieren?
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
Die Archivierung eines ERP-Systems gehört heute zu den wichtigsten Aufgaben für Unternehmen, die ihre IT-Landschaft modernisieren, Fusionen durchführen, Carve-outs umsetzen oder einzelne Systeme endgültig stilllegen möchten. Durch die fortschreitende Digitalisierung sind ERP-Daten zum zentralen Nerv vieler Geschäftsprozesse geworden. Sie bilden nicht nur die Vergangenheit eines Unternehmens ab, sondern sind häufig Jahre später noch für steuerliche Prüfungen, interne Analysen oder rechtliche Nachweise erforderlich. Die ERP Archivierung stellt sicher, dass diese Daten langfristig verfügbar bleiben, ohne dass das ursprüngliche System weiter betrieben werden muss.
Warum ERP Archivierung für Unternehmen unverzichtbar ist
ERP-Systeme wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV (Navision) oder AS/400-basierte Lösungen sind über viele Jahre gewachsen. Sie enthalten hochrelevante Unternehmensdaten aus Finanzwesen, Logistik, Einkauf, Vertrieb, Produktion und Personalwesen. Da viele dieser Systeme nicht unbegrenzt weitergeführt werden können, etwa aufgrund von Versionen, Plattformwechseln oder fehlendem Know-how, ist die Archivierung der einzige Weg, die Daten langfristig zu bewahren, ohne das gesamte ERP-System mitlaufen zu lassen. Dadurch lassen sich Kosten reduzieren und gleichzeitig gesetzliche Pflichten erfüllen.
Die Herausforderung: Daten müssen lesbar bleiben, unabhängig vom ursprünglichen ERP-System
Moderne Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Daten nicht nur zu speichern, sondern sie auch über viele Jahre hinweg korrekt interpretieren zu können. Der entscheidende Punkt besteht darin, die ursprüngliche ERP-Sichtbarkeit zu erhalten. Ein archivierter Datensatz aus einem ERP-System ist wertlos, wenn er später nicht verständlich oder nicht vollständig abrufbar ist. Besonders kritisch ist dies im Zusammenhang mit Belegen, Bewegungen und ihren Verknüpfungen zu Stammdaten und Dokumenten. Ohne diese Beziehungen verliert der historische Vorgang seinen Kontext, weshalb eine professionelle Archivierung genau diese Zusammenhänge dauerhaft sicherstellen muss.
Welche ERP-Daten langfristig archiviert werden müssen
Für eine vollständige Archivierung müssen alle relevanten Unternehmensdaten erhalten bleiben, wobei sie nicht nur technisch gesichert, sondern auch fachlich nachvollziehbar dargestellt werden müssen. Das betrifft insbesondere:
- Bewegungs- und Transaktionsdaten, Buchungen, Belegflüsse, Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Produktionsdaten, Logistikvorgänge, Lohn- und Gehaltsinformationen sowie die zugehörigen Dokumente und Belegverknüpfungen aus unterschiedlichen ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Microsoft Dynamics NAV / Navision, AS/400-Anwendungen und anderen Unternehmenslösungen
Diese einmalige Aufzählung verdeutlicht, dass die Archivierung über viele ERP-Bereiche hinweg greifen muss. Jedes dieser Systeme speichert seine Informationen in eigenen Tabellen, Programmlogiken, Dateistrukturen oder proprietären Formaten. Eine professionelle Archivierung sorgt dafür, dass diese Vielfalt konsistent und langfristig abrufbar bleibt.
Unterschiedliche ERP-Systeme, gemeinsame Anforderungen
Ob SAP, Oracle, Navision oder AS/400, die konkreten technischen Strukturen unterscheiden sich deutlich, doch die Anforderungen an die Archivierung bleiben vergleichbar. SAP nutzt komplexe Tabellenlandschaften, Archivobjekte oder GOS-Anhänge, während Oracle häufig mit eigenen Datenbankstrukturen und kundenspezifischen Erweiterungen arbeitet. Navision und Microsoft Dynamics bringen ein eigenes Logikmodell mit, das Bewegungen und Historien eng miteinander verknüpft. AS/400-Systeme wiederum speichern Daten in Formaten, die häufig Jahrzehnte alt sind und ohne spezielle Expertise kaum zu interpretieren sind. Trotz dieser Unterschiede verlangt jedes dieser Systeme eine Archivierung, die Daten vollständig, nachvollziehbar und unabhängig vom ursprünglichen System bereitstellt.
Warum Belegverknüpfungen bei der ERP Archivierung so entscheidend sind
ERP-Systeme funktionieren nicht über einzelne Tabellenwerte, sondern über komplexe Zusammenhänge. Ein Buchungssatz ist nur in Verbindung mit der Rechnung verständlich, eine Rechnung nur in Verbindung mit dem Kundenstamm und ein Produktionsauftrag nur mit der entsprechenden Materialliste. Die Archivierung muss diese Beziehungen erhalten, damit Vorgänge auch Jahre später prüfbar bleiben. Viele steuerliche oder buchhalterische Fragen lassen sich nur beantworten, wenn sowohl der Bewegungsdatensatz als auch der zugehörige Beleg und alle relevanten Metadaten sichtbar sind. Fehlende Verknüpfungen führen zu unvollständigen Archivierungen, die bei einer Betriebsprüfung erhebliche Risiken verursachen können.
ERP Archivierung als Voraussetzung für Systemabschaltungen und Modernisierungen
Viele Unternehmen modernisieren ihre IT-Landschaften und migrieren von alten ERP-Lösungen in neue Cloud- oder Plattformsysteme. Ohne eine korrekte Archivierung wäre es unmöglich, das Altsystem vollständig abzuschalten. Die Archivierung bildet somit den Übergang zwischen alter und neuer Systemwelt. Erst wenn alle Daten extrahiert, geprüft und in einem revisionssicheren Archiv bereitgestellt wurden, kann das ursprüngliche ERP-System vom Netz genommen werden. Dadurch werden nicht nur Sicherheitsrisiken vermieden, sondern auch erhebliche Einsparungen bei Lizenzen, Servern und Wartungsverträgen erzielt.
Lesbarkeit, Transparenz und Zukunftssicherheit im Archiv
Ein Archiv erfüllt seinen Zweck nur dann, wenn Daten ohne technisches Hintergrundwissen verständlich bleiben. Die archivierten Informationen müssen so dargestellt werden, dass auch nach zehn Jahren noch ersichtlich ist, wie ein Vorgang im damaligen ERP-System strukturiert war. Dafür müssen Fachanwender, Wirtschaftsprüfer oder Steuerbehörden nachvollziehen können, wie Belege zusammenhängen, welche Werte gebucht wurden und welche Dokumente zum Vorgang gehörten. Eine reine Datensicherung reicht dafür nicht aus. Die Archivierung muss die ERP-Logik imitieren, ohne das ERP-System selbst weiter zu benötigen.
ERP Archivierung ist der Schlüssel zur langfristigen Sicherung von Unternehmensdaten
Die Archivierung von ERP-Systemen wie SAP, Oracle, Navision oder AS/400 stellt sicher, dass Daten langfristig, strukturiert und vollständig erhalten bleiben. Sie ermöglicht es Unternehmen, Altsysteme abzuschalten und gleichzeitig ihre gesetzliche Auskunftspflicht zu erfüllen. Gerade die langfristige Verfügbarkeit von Belegen, Bewegungsdaten und Verknüpfungen macht die ERP Archivierung zu einem zentralen Bestandteil moderner IT- und Compliance-Strategien.
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