Welche Kosten müssen bei der SAP-Systemstilllegung berücksichtigt werden?
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
Einleitung: SAP-Systemstilllegung ist kein reines IT-Projekt
Die Stilllegung eines SAP-Systems ist weit mehr als das Abschalten einer technischen Plattform. Unternehmen unterschätzen die tatsächlichen Kosten häufig, weil sie sich ausschließlich auf Infrastruktur und Lizenzen konzentrieren. In der Praxis handelt es sich jedoch um ein komplexes Transformations- und Compliance-Projekt mit rechtlichen, fachlichen und organisatorischen Auswirkungen. Wer die SAP-Systemstilllegung ganzheitlich plant, vermeidet spätere Zusatzkosten, Prüfungsrisiken und operative Abhängigkeiten, wer sie unterschätzt, zahlt am Ende doppelt.
Projekt- und Analyseaufwand: Die unterschätzten Einstiegskosten
Zu Beginn entstehen Kosten für Analyse, Planung und Projektsteuerung. Dazu gehören die Systeminventarisierung, die fachliche Einordnung der Datenbestände, die Definition des Stilllegungsszenarios sowie die Abstimmung mit Fachbereichen, Revision, Datenschutz und IT-Security. Besonders aufwendig ist die Identifikation aufbewahrungspflichtiger Daten nach HGB, AO, GoBD und DSGVO. Dieser Aufwand ist zwingend notwendig, wird aber häufig nicht budgetiert, obwohl er die Grundlage für eine rechtssichere SAP-Systemstilllegung bildet. Genau hier lässt sich mit AvenDATA erheblicher Aufwand einsparen: Durch umfangreiche Projekterfahrung aus hunderten SAP-Systemstilllegungen sind relevante Datenobjekte, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsszenarien bereits bekannt. Aufwendige Grundlagenanalysen entfallen, Risiken werden reduziert und die Stilllegung wird schneller, sicherer und planbarer umgesetzt.
Technische Umsetzung und Archivierung: Der größte Kostenblock
Der zentrale Kostenfaktor liegt in der technischen Umsetzung. Dazu zählen Datenextraktion, Validierung, Strukturierung, Archivierung sowie der Aufbau einer revisionssicheren Zugriffslösung. Hinzu kommen Testläufe, fachliche Abnahmen und die vollständige Projektdokumentation für Wirtschaftsprüfer und Aufsichtsbehörden. Wichtig ist dabei: Eine SAP-Systemstilllegung ohne unabhängige, systemfreie Archiv- und Zugriffslösung ist rechtlich riskant. Unternehmen müssen auch viele Jahre nach der Abschaltung in der Lage sein, steuer- und handelsrechtliche Auskünfte zu erteilen.
Betrieb, Risiken und Einsparpotenziale: Die Kosten nach der Abschaltung
Auch nach der Stilllegung entstehen laufende Kosten, etwa für den Betrieb der Archivlösung, Wartung, Support und Prüfungsbegleitung. Gleichzeitig eröffnen sich jedoch erhebliche Einsparpotenziale: Der Wegfall von SAP-Lizenzen, Datenbank- und Infrastrukturkosten, Betriebspersonal sowie Sicherheitsrisiken durch veraltete Systeme wirkt sich unmittelbar auf die Kostenstruktur aus. Eine realistische Kalkulation der SAP-Systemstilllegung berücksichtigt daher nicht nur die einmaligen Projektkosten, sondern stellt diese den langfristigen Einsparungen gegenüber, häufig mit einem sehr schnellen Return on Investment. Bei AvenDATA liegt der ROI weit unter einem Jahr.
Die Kosten einer SAP-Systemstilllegung setzen sich aus Analyse, technischer Umsetzung, rechtlicher Absicherung und langfristigem Betrieb zusammen. Wer dabei auf Erfahrung und standardisierte Vorgehensmodelle setzt, reduziert Risiken und verwandelt ein vermeintliches Kostenprojekt in eine nachhaltige wirtschaftliche Entscheidung.
