Legacy Systeme: So stoppen Sie die Kostenfalle!
Emanuel Böminghaus, Legacy System Experte, Geschäftsführer AvenDATA
Emanuel Böminghaus
Legacy System Experte,
Geschäftsführer AvenDATA
Geschäftsführer AvenDATA
Die Kostenfresser aufdecken
Legacy Systeme können jahrelang Geld verschlingen, obwohl die eigentlichen Geschäftsprozesse längst auf neuen Plattformen laufen. Besonders interessant für eine Kostenanalyse sind Anwendungen, die nur noch für historische Auskünfte benötigt werden, aber weiterhin eine vollständige Betriebsumgebung beanspruchen. Wer hier sparen will, muss sämtliche Kosten erfassen.
Softwareabonnements und Wartung, Datenbanken, Server, Speicher, Datensicherungen, Sicherheitsmaßnahmen sowie interne und externe Betreuung. Auch zugehörige Testumgebungen und Schnittstellen gehören in diese Bestandsaufnahme.
Microsoft empfiehlt ausdrücklich, Stilllegungskandidaten anhand ihrer Betriebs- und Wartungskosten, Nutzung, technischen Bedeutung und Compliance-Anforderungen zu bewerten. Daraus lässt sich eine wirtschaftliche Priorität ableiten. Zuerst sollten Unternehmen jene Altsysteme prüfen, die hohe vermeidbare Kosten verursachen und deren operative Aufgaben bereits vollständig abgelöst wurden. Besonders groß ist der mögliche Hebel, wenn mit der Anwendung auch ihre eigenständige Infrastruktur und Betreuung entfallen können.
Laufende Zahlungen beenden
Die unmittelbar wirksamen Einsparhebel liegen bei kündbaren Wartungs- und Supportverträgen, Abonnements, Hosting und externen Betriebsleistungen. Entscheidend sind dabei Kündigungsfristen, Mindestabnahmen und Verpflichtungen aus übergeordneten Verträgen. Eine technische Abschaltung wird erst dann zur finanziellen Entlastung, wenn gebuchte Leistungen tatsächlich reduziert oder beendet werden. Microsoft empfiehlt deshalb, bestehende Verträge vor der Stilllegung auf fortlaufende Verpflichtungen und mögliche Kündigungskosten zu prüfen. Dasselbe gilt für die Infrastruktur.
In Azure werden beispielsweise gestoppte, aber nicht freigegebene virtuelle Maschinen weiterhin berechnet; auch nicht mehr angebundene Datenträger verursachen Kosten. Nach der Archivierung müssen deshalb sämtliche entbehrlichen Ressourcen überprüft und gezielt abgebaut werden. Bei der Betreuung lohnt eine weitere Unterscheidung. Weniger Administration schafft intern verfügbare Arbeitszeit. Eine zusätzliche Budgetentlastung entsteht etwa durch sinkende Dienstleisterkosten oder vermiedene Neueinstellungen. AWS bewertet interne Produktivitätsgewinne und reduzierte externe Betriebskosten entsprechend getrennt.
Migration gezielt verschlanken
Ein weiterer Kostenhebel entsteht bereits vor einer ERP- oder SAP-S/4HANA-Migration. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welche historischen Daten separat archiviert werden können und welche Informationen das neue Produktivsystem tatsächlich benötigt.
SAP nennt die Archivierung ausdrücklich als wichtigen Faktor zur Verkürzung der Konvertierungslaufzeit und weist auf die hohen Kosten weiterbetriebener Altsysteme nach einer Migration hin. Daraus ergibt sich ein doppelter Ansatz. Den zu übernehmenden Datenbestand gezielt reduzieren und den späteren Parallelbetrieb zeitlich begrenzen. Weniger zu übertragende und zu verarbeitende Daten können den Migrationsaufwand und die benötigte Zielkapazität senken; die konkrete Ersparnis hängt vom Projekt und Betriebsmodell ab. Voraussetzung ist, dass benötigte historische Informationen weiterhin vollständig zugänglich bleiben.
Für steuerlich aufbewahrungspflichtige Daten müssen insbesondere Vollständigkeit, erforderliche Verknüpfungen und maschinelle Auswertbarkeit berücksichtigt werden. Ein unvollständiger Export reicht dafür nicht aus. Deshalb gehören Datenumfang, Belege, Auswertungen und die fachliche Abnahme von Anfang an in die Stilllegungsplanung.
Mit ViewBox wirtschaftlich stilllegen
AvenDATA unterstützt die Archivierung und Stilllegung solcher Legacy Systeme mit der ViewBox. Historische Daten, Reports und zugehörige Belege bleiben über eine zentrale Weboberfläche recherchierbar; rollenbasierte Berechtigungen steuern den Zugriff. Nach erfolgreicher Datenübernahme, Prüfung und Abnahme kann das abgelöste Ursprungssystem außer Betrieb genommen werden.
Ob sich das Projekt wirtschaftlich lohnt, zeigt eine konkrete Rechnung. Tatsächlich entfallende jährliche Altkosten werden den laufenden Archivkosten und verbleibenden Zusatzkosten gegenübergestellt. Hinzu kommen einmalige Aufwendungen für Datenübernahme, Auswertungen, Tests, Parallelbetrieb und Abschaltung.
Ein vereinfachtes, fiktives Rechenbeispiel: Entfallen jährlich 120.000 Euro Altkosten und entstehen 42.000 Euro Archivkosten einschließlich Betreuung, beträgt die jährliche Entlastung 90.000 Euro. Bei einmaligen Projektkosten von ebenfalls 90.000 Euro und keinen weiteren Zusatzkosten wäre die Investition nach zwölf Monaten ab vollständigem Kostenabbau ausgeglichen.
Entscheidend ist deshalb eine Analyse auf Basis der tatsächlichen Verträge, Ressourcen und Aufbewahrungsanforderungen. So wird aus der Archivierung von Legacy Systemen eine messbare Entlastung des IT-Budgets.
